Was ist ein Reinigungsnachweis überhaupt?
Ein Reinigungsnachweis dokumentiert, dass eine bestimmte Reinigung an einer bestimmten Anlage zu einer bestimmten Zeit tatsächlich stattgefunden hat – und wer sie durchgeführt hat. Er ist die Grundlage dafür, deine Sorgfaltspflicht als Lebensmittelunternehmer nachvollziehbar zu belegen.
In welcher Form du dokumentierst, ist nicht bis ins Detail vorgeschrieben. Wichtig ist, dass die Angaben vollständig, aktuell und einer Person zuzuordnen sind.
Aufbau eines guten Reinigungsnachweises
Ein sauberer Nachweis enthält pro Reinigung mindestens diese Angaben:
- Datum (und Uhrzeit)
- Anlage, z. B. „Theke Biergarten"
- Leitung / Bauteil, z. B. „Leitung 2 – Weizen"
- Reinigungsart: chemisch oder chemisch-mechanisch
- Reinigungsmittel und Typ (alkalisch/sauer)
- Wer gereinigt hat (Vor- und Nachname)
- Unterschrift
- Spülkontrolle: letztes Spülwasser frei von Reinigungsmittel
Ergänzend hilft eine fortlaufende Nummerierung oder ein Zeitstempel, der die Reihenfolge der Einträge klar macht. Bei digitalen Systemen entsteht diese Reihenfolge automatisch.
Übliche Papier-Reinigungsnachweise als Vorbild
Der Klassiker in vielen Gaststätten ist ein Papierformular für Reinigungsnachweise von Bierleitungen und Bauteilen. Es hat eine feste Tabellenstruktur mit den Spalten Datum, Leitung, Reinigungsart, Reinigungsmittel und Unterschrift. Wer digital dokumentiert, tut gut daran, sich an diesem Aufbau zu orientieren – die Prüfer sind ihn gewohnt.
Ein digitaler PDF-Export sollte daher genau dieselben Spalten sauber lesbar wiedergeben können und die Unterschrift als Bildausschnitt enthalten.
Typische Fehler bei handschriftlichen Zetteln
In der Praxis siehst du bei Papier-Nachweisen immer wieder dieselben Probleme:
- Unleserliche Handschrift, verwischte Einträge, ausgebleichte Farbe.
- Fehlende Angaben – kein Reinigungsmittel, keine Unterschrift, kein Name.
- Lücken über mehrere Wochen, „vergessen einzutragen".
- Zettel, die verlegt oder mitgenommen wurden.
- Nachträglich veränderte oder überschriebene Zeilen.
Jede dieser Situationen macht den Nachweis angreifbar. Wenn wichtige Informationen fehlen, ist der beste Reinigungsplan wenig wert.
Wie ein PDF-Export das Archiv aufräumt
Ein digitales Reinigungsbuch wie Schankbuch.app führt Barkeeper Schritt für Schritt durch den Eintrag: Datum und Uhrzeit werden automatisch gesetzt, das zuletzt verwendete Reinigungsmittel ist vorausgefüllt, und die Unterschrift wird direkt auf dem Handy oder Tablet abgenommen.
Für die Ablage exportierst du am Monatsende oder auf Wunsch ein PDF angelehnt an übliche Papier-Reinigungsnachweise. Es enthält den Betrieb, die Anlage, den Zeitraum – und die Tabelle mit allen Einträgen inklusive Unterschriften. So bekommst du eine einheitliche, sauber lesbare Datei, die du archivieren oder auf Anfrage vorlegen kannst.
Einträge lassen sich in der App nach dem Speichern nicht bearbeiten. Änderungen an gespeicherten Daten werden über eine Prüfsummen-Kette erkennbar.
Was du zusätzlich griffbereit haben solltest
Neben dem Reinigungsnachweis lohnt es sich, folgende Dokumente ergänzend geordnet abzulegen:
- Technische Unterlagen und Prüfbescheinigungen der Schankanlage.
- Sicherheitsdatenblätter der verwendeten Reinigungsmittel.
- Wartungsnachweise (z. B. Kompensatoren, Kohlensäureanlage).
So hast du das Gesamtpaket beisammen, wenn Fragen aufkommen.
FAQ
Muss der Nachweis unterschrieben sein?
Eine Unterschrift ist die einfachste Form, den Eintrag einer Person zuzuordnen. Sie ist deshalb der Standard bei Papier und wird auch bei digitalen Systemen üblicherweise als Bild abgenommen.
Reicht mir ein Excel-Sheet als Nachweis?
Eine Tabelle kann die Angaben enthalten. Achte auf eine nachvollziehbare Zuordnung zur reinigenden Person und dokumentierte Korrekturen. Welche Unterlagen im Einzelfall genügen, klärst du mit deiner zuständigen Behörde.
Wie lange muss ich einen Reinigungsnachweis aufbewahren?
Die BGN-Branchenschrift ASI 6.84 nennt mindestens ein Jahr. Kläre längere Aufbewahrungszeiten und besondere Anforderungen mit deiner zuständigen Lebensmittelüberwachung.
Unser digitales Reinigungsbuch für deine Zapfanlage hilft dir, deine gespeicherten Einträge im Blick zu behalten.
Weiterlesen
- Reinigungsbuch Zapfanlage: Was rein muss
- Bierleitung reinigen: Wie oft?
- Lebensmittelkontrolle: Checkliste Schankanlage
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Fachberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die Vorgaben deines Anlagen- und Reinigungsmittelherstellers, die DIN 6650-6, die Regeln von DGUV und BGN sowie die Vorgaben deiner zuständigen Behörde. Angaben ohne Gewähr. Stand: Oktober 2026.
Geschrieben von David Berger, mit Praxis aus der Schankanlagenreinigung