Datenschutz­erklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Schankbuch.app (nachfolgend „die App"). Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

2. Hosting und Auftragsverarbeitung

Die App wird auf einer gehosteten Cloud-Infrastruktur betrieben, die technisch auf Supabase (Authentifizierung, Datenbank, Datei-Storage) aufbaut. Mit den beteiligten Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

Die Datenbank wird derzeit in einem Rechenzentrum in London (Vereinigtes Königreich) betrieben. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter:

• Cloud-, Datenbank- und Authentifizierungs-Infrastruktur (Supabase).
• E-Mail-Versand für Systemnachrichten wie Einladungen und Passwort-Mails.

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

Zur Bereitstellung des Dienstes verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse und ein kryptografisch gehashter Passwort-Wert (bei Registrierung über E-Mail).
• Betriebs- und Anlagendaten: Betriebsname, Bezeichnung deiner Zapfanlage(n), Einstellungen (z. B. Erinnerungsintervall).
• Reinigungseinträge: Datum, Reinigungsart, Mittel-Typ, Reinigungsmittel, Freitextangaben, Name der reinigenden Person sowie deren handschriftliche Unterschrift (als Bilddatei).
• Team-Verwaltung: Zugehörigkeit zu einem Betrieb, Rolle (Inhaber, Manager, Mitarbeiter, externer Zugang), E-Mail-Adressen versendeter Einladungen sowie Beitritts-Codes eines Betriebs.
• Zeitlich begrenzte Zugangslinks: für externe Reinigungsdienstleister erzeugte Links werden nur als Hashwert gespeichert, zusammen mit Bezeichnung, Gültigkeitsdauer und optionaler Anlagen-Bindung. Wer über einen solchen Link dokumentiert, wird mit dem selbst eingegebenen Namen, der Unterschrift und dem Hinweis „extern" im Reinigungsbuch geführt.
• Prüfsummen (Nachweissicherung): Zu jedem Eintrag wird eine SHA-256-Prüfsumme gebildet, die den Vorgängereintrag einbezieht. Sie dient ausschließlich dem Manipulationsnachweis; Einträge sind daher nicht änderbar und nicht löschbar.
• Theken-Check (Eigenkontrolle): Zeitpunkt und Art der Durchführung (Schichtbeginn, Schichtende, Wochen- und Monatscheck), abgehakte Kontrollpunkte, gemessene Kühltemperaturen, Ereignisse (z. B. Fasswechsel, CO₂-Wechsel, Glasbruch) sowie Name der durchführenden Person.
• Mängel und technische Prüfungen: Beschreibung gemeldeter Mängel, Status (offen/behoben), Name der behebenden Person sowie Termine und Fachbetrieb wiederkehrender Prüfungen (z. B. Schankanlage, Gaswarnanlage, Gefährdungsbeurteilung).
• Voranmeldung (Warteliste): E-Mail-Adresse, optional Betriebsname sowie die Herkunft der Anmeldung (Startseite oder Partner-Link), um dich zum Start persönlich zu informieren. Es werden dabei keine automatischen E-Mails versendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf deine Anfrage). Du kannst die Löschung jederzeit formlos verlangen.
• Technische Daten: Anmelde-Zeitstempel und für den Betrieb notwendige Server-Logs (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage), zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Missbrauchsabwehr.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Betrieb). Für Reinigungsdokumentationen kommt beim Betrieb regelmäßig auch Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Betracht (lebensmittelrechtliche Dokumentationspflichten).

4. Cookies, Tracking, Analyse

Wir binden keine externen Analyse-Dienste ein. Technisch notwendige Speicherungen (Anmeldesitzung, Hell-/Dunkelmodus und Offline-Puffer) sind immer aktiv (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Statistik und Partner-Messung aktivieren wir nur mit deiner Einwilligung über das Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit über Cookie-Einstellungen widerrufen.

Erinnerungen (Push-Benachrichtigungen): Nur wenn du sie auf einem Gerät aktiv einschaltest, speichern wir eine technische Geräte-Adresse des Benachrichtigungsdienstes deines Browsers bzw. Betriebssystems sowie deine Auswahl (Reinigung / Closing-Check). Die Nachrichten enthalten nur Anlagenname und Fälligkeit. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit in den Einstellungen oder im Browser widerrufen kannst; die Geräte-Adresse wird dann gelöscht.

Für eine grobe Reichweitenmessung erheben wir eine eigene Statistik nur mit deiner Einwilligung über das Banner (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Dabei werden gespeichert: eine zufällige Sitzungskennung (nur für die Dauer des Browser-Tabs im Session Storage), aufgerufene Seitenpfade, Verweildauer, Herkunfts-Domain bzw. Kampagnen- oder Partnerkennung, Gerätetyp, Browser, Sprache und Land. Die Daten werden nach 12 Monaten gelöscht.

Schriftarten: Alle Schriften werden direkt von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriftanbietern; deine IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übermittelt.

4a. Partnerangebote und Partner-Links

In der App blenden wir Empfehlungen ausgewählter Partner (z. B. Fachhändler für Gastronomiebedarf) ein. Betriebe, die sich über einen Partner-Link registrieren, werden diesem Partner zugeordnet; der Partner sieht ausschließlich zusammengefasste Summen (z. B. Anzahl zugeordneter Betriebe, Einblendungen, Klicks) und keine personenbezogenen Daten wie Namen, E-Mail-Adressen oder Reinigungseinträge.

Zählung ohne Einwilligung (serverseitig, ohne Cookie): Wir zählen Aufrufe von Partner-Links (/r/…) und Klicks auf Partnerangebote über unsere eigene Weiterleitung (/go/…). Gespeichert werden dabei nur Partner, Zeitpunkt, Kanal bzw. Platzierung (z. B. Flyer, App, E-Mail) und – bei Klicks aus der App – eine pseudonyme Betriebskennung, die mit einem geheimen Schlüssel (HMAC) gebildet wird und keinen Rückschluss auf Namen oder E-Mail-Adressen zulässt. IP-Adressen und Geräte-Kennungen speichern wir dafür nicht; offensichtliche Bots und Testaufrufe werden nicht gezählt. Bei der Registrierung über einen Partner-Link wird der Betrieb dem Partner einmalig zugeordnet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abrechnung und Auswertung der Partnerschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Nur mit Einwilligung zur Partner-Messung über das Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) speichern wir zusätzlich etwas in deinem Browser: den Kanal des Partner-Links bis zur Registrierung, ein technisches Cookie (sbgo_*, Laufzeit 30 Minuten) gegen Mehrfachzählung von Klicks sowie einen Vermerk im Session Storage, mit dem Einblendungen von Partnerangeboten einmal pro Tag und Platzierung gezählt werden. Ohne Einwilligung werden Einblendungen nicht gezählt; Klicks werden ohne Cookie gezählt. Widerruf jederzeit über Cookie-Einstellungen.

Partner sehen ausschließlich Summen; Werte von 1 bis 4 werden als „<5" angezeigt, Demo-Betriebe werden nicht mitgezählt. Nach der Weiterleitung gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Partners. Eine Weitergabe deiner Kontaktdaten an Partner erfolgt nur mit deiner ausdrücklichen, gesonderten Einwilligung.

4b. Rechnungsdaten (Schankbuch Pro)

Bei einer Bestellung von Schankbuch Pro verarbeiten wir Firmen- bzw. Inhabername, Rechnungsanschrift, Rechnungs-E-Mail, ggf. Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsstatus zur Erstellung einer Rechnung nach § 14 UStG und zur Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung auf unser Geschäftskonto bei der N26 Bank SE, Berlin. Dabei erhält die Bank die Angaben deiner Überweisung (Name, Kontoverbindung, Betrag, Verwendungszweck) und verarbeitet sie in eigener Verantwortung. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir gemäß § 147 AO und § 257 HGB 8 Jahre auf.

5. Empfänger der Daten

Zugriff auf Daten haben ausschließlich der Verantwortliche und die oben genannten Auftragsverarbeiter, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht. Innerhalb eines Betriebs sind Reinigungseinträge für alle Mitglieder dieses Betriebs sichtbar; andere Betriebe haben technisch keinen Zugriff.

6. Unsere Rolle als Auftragsverarbeiter

Gibt ein Betrieb Daten seiner Beschäftigten oder beauftragter externer Reiniger in die App ein, ist der Betrieb datenschutzrechtlich Verantwortlicher und wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag. Die Bedingungen ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil des Nutzungsvertrages ist. Betroffene Personen richten ihre Anfragen bitte an den jeweiligen Betrieb; bei uns eingehende Anfragen leiten wir dorthin weiter.

7. Speicherdauer

Deine Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie im Anschluss so lange gespeichert, wie dies gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere aus HGB und AO) erfordern. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Im Einzelnen:

• Konto- und Betriebsdaten: bis zur Löschung des Kontos, danach spätestens nach 90 Tagen.
• Reinigungseinträge samt Unterschrift: für die Dauer der Nachweispflichten des Betriebs, anschließend Löschung nach den Vorgaben des Betriebs.
• Offene Einladungen und Beitritts-Codes: bis zum Widerruf bzw. Ablauf.
• Zugangslinks für externe Reiniger: Löschung nach Ablauf bzw. Widerruf, spätestens nach 90 Tagen.
• Theken-Checks, Mängel und Prüftermine: für die Dauer der Nachweispflichten des Betriebs, längstens bis zur Löschung des Kontos.
• Voranmeldungen (Warteliste): bis zur Information über den Start, spätestens 12 Monate nach Eintragung oder früher auf Wunsch.
• Reichweitenstatistik: 12 Monate.
• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Aufrufe von Partner-Links (/r/…): 24 Monate.
• Partner-Klick-Cookie (sbgo_*): 30 Minuten.
• Server-Logs: kurzfristig, in der Regel wenige Tage.

8. Deine Rechte

Dir stehen als betroffene Person folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@schankbuch.app.

9. Beschwerderecht

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe hast du das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Stand: Oktober 2026